目标受众: IT员工、大学教职员工、第三方供应商

策略: 我们在IT部门的大量沟通用于相互支持，以努力为我们的大学客户提供优质服务. 我们正专注于如何有效地管理IT内部的通信，以避免干扰生产力(在专区), 但要能够根据紧急情况及时发起沟通和作出反应. 与大学教职员工的沟通应与工商管理副校长(VPBA)沟通计划相结合. 最后，我们与第三方供应商的外部通信包含在VPBA通信计划中. 在电子邮件中记录通信的额外努力, 分钟, 或者概要文档应该用于跟踪目的. 

业务规则: 为了有效地管理我们的沟通, 有一些规则是资讯科技人员必须遵守的:

• 营业时间为星期一至星期五，上午8时至下午5时.
• 在营业时间以外收到的所有通信应视为下一个工作日上午8:00收到的通信.
  • 例外:
    • 安排在标准工作时间以外工作的IT人员
• IT人员需要在1个工作日内回复邮件和语音信息.
  • 例外:
    • 与服务台人员的通信——他们的通信响应时间由SLA控制. 
    • 与随叫随到人员的沟通——IT人员应遵守随到随到的政策和程序.
    • 与计划在非工作时间工作的IT人员的通信需要立即响应行动方案或解决方案
    • 需要立即作出反应的紧急事项
• 性质紧急的事项必须作为紧急事项进行沟通，否则将被视为非紧急事项.
• 沟通应包括对回应和完成日期/时间的明确期望，如果不是为了提供信息的话. 
• 通过电子邮件进行交流应该通过商务邮件，而不是私人邮件.
• 通过电话进行的交流应该直接打到你的办公电话上，除非你的经理批准你使用私人电话.
• 校内和校外的IT人员必须能够访问并安装批准的IM工具.
• IT人员需要在IM工具中发布自己的可用性状态.
• IT人员必须使他们的日历与预定的会议保持同步.
• IT人员需要在工作时间不在办公室时激活电子邮件规则，其中包括他们的经理作为联系信息的联系点.

首选沟通渠道: 我们理解及时作出反应的重要性, 因此，用于通信的信道根据紧急情况确定使用不同的信道, 位置, 和人际关系.

校园资讯科技

1. 发送非紧急邮件
2. 当面处理紧急事项
3. 即时通讯或电话

校外资讯科技

1. 发送非紧急邮件
2. 紧急邮件
3. 电话

大学通信

1. 面对面
2. 电话
3. 电子邮件

外部-第三方通讯

1. 电话
2. 电子邮件
   • 当与第三方沟通时，一定要跟进一封电子邮件，这样你的沟通就有了一个审计跟踪.